Как стать эффективным и перестать откладывать дела? Как делать больше за меньшее время? Как сделать любой процесс быстрее? Эс Джей Скотт – автор книги «Новый год прокрастинатора» – предлагает десятки инструментов, которые помогут стать Суперменом эффективности…
1. Составляем чек-листы абсолютно на всё
Порой так просто впасть в прокрастинацию по поводу дел, которые вы уже сто раз выполняли прежде! Нередко это происходит из-за отсутствия устоявшейся процедуры. Есть простое решение – создайте систему для выполнения любого многоэтапного проекта в своей жизни.
Замечательный пример того, о чем я говорю, – корпорация McDonald’s. Она делает второсортные гамбургеры, да и качество других её продуктов тоже далеко от идеала. Почему же McDonald’s сумела стать империей фастфуда? Потому что в каждом аспекте своих ежедневных операций она следует системе. У неё есть отдельная процедура производства картофеля фри, ещё одна – для изготовления гамбургеров, и ещё одна – для приёма заказов. Ручаюсь: своя система есть и в том, как мыть туалеты.
McDonald’s не оставляет простора для интерпретаций – она даёт детальные (но простые в исполнении) инструкции каждому сотруднику. Всё, что те должны делать, – следовать своим чек-листам, и тогда работа будет выполняться как должно.
Если вы должны выполнять конкретное задание регулярно, превратите его в пошаговый чек-лист. Сделайте это для всех аспектов своей жизни, включая личные обязательства – финансы, домашние дела, сбор вещей для отпуска или планирование очередной вечеринки. Единожды создав систему, вы обретёте схему, которой сможете пользоваться многократно, когда возникнет нужда выполнить очередное дело.
2. Создаём ощущение срочности в делах, чтобы делать их быстрее
Согласно закону Паркинсона, время, которое занимает выполнение задачи, прямо пропорционально времени, которое вы готовы этой задаче уделить. Если на выполнение проекта вам отведено три недели, есть все шансы на то, что вы поставите точку в конце двадцатого дня. Суть в том, что мы порой оправдываем нехваткой времени свою неспособность что-либо сделать. Но если вы сформируете у себя ощущение срочности, которое будет сопровождать выполнение каждого дела, то начнёте справляться с проектами быстрее и сможете переделать больше дел за одно и то же время.
Великая привычка борьбы с прокрастинацией, которую стоит у себя сформировать, – это проживать каждую минуту так, как если бы любой проект нужно сдавать прямо завтра. Неважно, что у вас есть целая неделя, – сформируйте привычку делать всё с такой скоростью, на которую человек только способен. Иными словами, сопровождайте каждое задание ощущением срочности.
Чтобы этого добиться, существует два способа.
Первый: установите добровольные дедлайны. Помните, что каждое дело обычно занимает именно столько времени, сколько вы готовы ему уделить. Так почему не вступить в соревнование с самим собой и не справиться пораньше?
Второй: используйте практику временных блоков. Выполнение множества дел одновременно – опасная привычка. Суть идеи временных блоков – разбить свой день на маленькие рабочие интервалы, в рамках которых вы будете на 100 % сконцентрированы на одной задаче, не позволяя прерывать вас никому и ничему. Это значит – никаких проверок электронной почты, фейсбука, писем друзьям или перескакивания с одного проекта на другой. В рамках временного блока вы выполняете вот это конкретное дело – и больше ничего.
3. Вознаграждайте себя
Прежде всего следует придумать, чем можно себя вознаграждать в течение всего дня. Наверняка имеются занятия, которые вам нравятся всегда: к примеру, почитать книгу, посидеть в Facebook, проверить электронную почту или поболтать с друзьями. Но вместо того, чтобы предаваться этим занятиям, как только возникнет желание, превратите их в награду за выполнение особого задания.
Потом придумайте более серьёзные поощрения за достижение крупных целей. Просмотрите список SMART-целей и пообещайте вознаградить себя за достижение каждой из них. Ключ вот в чём: награда ни в коем случае не должна вступать в противоречие с поставленной целью.
Скажем, ваша цель – к 1 января весить 65 килограммов. А вот и неплохая награда: поехать в отпуск на неделю с любимым человеком, если вам удастся задуманное. Но отправиться в ресторан и объесться – награда хуже некуда… Видите разницу?
Постарайтесь получать максимум удовольствия от перемены собственных привычек. Суть в том, чтобы взять плохие привычки, ведущие к прокрастинации, и обратить их в мотивирующие стимулы. Вот как это работает.
1. Составьте список дел, которыми вам нравится заниматься каждый день (читать, сидеть в соцсетях или общаться по телефону).
2. Возьмите на вооружение систему временных блоков типа «Помидора» и разбейте дневные дела на блоки по 25 минут.
3. Всеми силами противьтесь искушению заняться в это время чем-то, кроме запланированного задания.
4. Вознаградите себя пятиминутным перерывом, в течение которого вы можете чуть-чуть повеселиться.
5. Установите таймер на эти 5 минут и вернитесь к работе, как только прозвенит звонок.
6. Продолжайте заниматься дневными делами и награждайте себя за каждое малое достижение.
Сначала вам может показаться, что из вас пытаются сделать лабораторную мышку, которая должна выполнить трюк, чтобы добраться до корма. Но с помощью системы поощрений вы сможете получить максимум результатов, чем бы вы ни занимались. Более того, это наилучший способ, если вам не хочется ничего делать. Когда вы твердо знаете, что нужно поработать только 25 минут – и можно будет отдохнуть, ощущение срочности придёт само.
По материалам книги «Новый год прокрастинатора» (Эс Джей Скотт).
